Chuyển văn phòng là một công việc khá bộn bề. Nếu quá trình chuyển văn phòng diễn ra nhanh chóng hiệu quả, tiết kiệm được nhiều thời gian chính là cách giảm chi phí cho việc thay đổi địa điểm hiệu quả nhất và cũng có thể nhanh chóng trở lại với công việc khi vừa chuyển sang văn phòng mới. Để được như thế chúng ta cần một bản kế hoạch đầy đủ. Trong bài viết này Kiến Vàng sẽ giới thiệu chi tiết hơn các bước lên kế hoạch cụ thể khi chuyển văn phòng
Bước 1: Lập kế hoạch ngân sách chuyển văn phòng
Đầu tiên, bạn cần đánh giá quy mô văn phòng, số lượng đồ đạc và xem xét một hình thức chuyển văn phòng cụ thể: Tự đóng gói và bê đồ, chỉ cần thuê xe tải hay cần thuê dịch vụ chuyển văn phòng trọn gói, đóng gói toàn bộ hoặc từng phần, cần người thiết kế lại mặt bằng mới, vật tư liên quan, v.v. Xác định ngân sách và lựa chọn phương án chuyển văn phòng phù hợp nhất với ngân sách bạn đang có. Lập bảng dự toán chi tiết nhất có thể để đảm bảo không vượt quá ngân sách bạn đang có. Bạn có thể tham khảo giá từ một số bên dịch vụ chuyển văn phòng trọn gói để dự trù chi phí. Bạn hãy chuẩn bị thêm khoản chi phí có thể phát sinh để quá trình chuyển dọn diễn ra thuận lợi. Chi phí chuyển văn phòng sẽ phụ thuộc các yếu tố:
- Loại xe thuê vận chuyển
- Số lượng hàng hóa cần vận chuyển
- Khoảng cách từ điểm đi và điểm đến.
- Các loại phí khác: cầu đường, BOT, gửi xe, vào bãi ….
- Nếu công ty của bạn muốn chuyển đến một tỉnh khác, hãy đảm bảo rằng ngân sách không chỉ được sử dụng cho việc chuyển văn phòng mà còn cho việc di dời nhân viên.
Bước 2: Người giám sát được chỉ định
Hãy giao trách nhiệm giám sát cho người chịu trách nhiệm là đại diện văn phòng và phối hợp với quản lý của công ty chuyển nhà. Người này sẽ chịu trách nhiệm giám sát mọi khía cạnh của việc di chuyển, vì vậy nên chọn ai đó có kỹ năng tổ chức sắp xếp tốt, có quyền đại diện cho công ty của bạn và khả năng ra quyết định mạnh mẽ để họ có thể dễ dàng quản lý hầu hết các quyết định vào liên quan tới việc di chuyển văn phòng. Nếu quy mô công ty lớn, ngoài người giám sát chính, cần cử thêm người giám sát tại mỗi phòng ban để sát sao nhất. Mỗi nhân viên có tham gia vào quá trình chuyển văn phòng hay không bạn cũng cần có phương án từ trước để nhân viên chủ động thực hiện. 
Bước 3: So sánh chi phí và chất lượng dịch vụ của ít nhất 3 công ty vận chuyển
Tìm kiếm và xin báo giá ít nhất 3 công ty vận chuyển trên thị trường. Khi bạn so sánh giá, hãy nhớ so sánh các dịch vụ bổ sung, có hoặc không có chi phí. Hẹn các công ty đến khảo sát và báo giá cụ thể. Tiến hành nghiên cứu sâu về công ty, hợp đồng và các dịch vụ bồi thường, bảo hiểm hàng hóa và tài sản. Yêu cầu cung cấp thông tin rõ ràng về người quản lý dịch vụ, liệu có phải trả thêm chi phí khi người quản lý cần thiết hay không và trách nhiệm của người đó là gì. 
Bước 4: Chọn dịch vụ chuyển văn phòng an toàn, uy tín
Chọn ra một công ty chuyển văn phòng mà bạn đánh giá cao nhất trong các công ty đã so sánh. Bên cạnh so sánh giá cả, bạn cần đánh giá cả mức độ uy tín của công ty đó, thái độ làm việc, các chính sách bồi thường... Kiến Vàng Group hiện đang là doanh nghiệp lâu năm và chuyên nghiệp nhất trong lĩnh vực chuyển nhà trọn gói và được rất nhiều khách hàng doanh nghiệp lớn nhỏ lựa chọn sử dụng dịch vụ chuyển văn phòng với chất lượng tốt nhất và chu đáo khi chăm sóc khách hàng.
Bước 5: Làm việc với đơn vị dịch vụ chuyển văn phòng
Làm việc với đơn vị chuyển văn phòng chi tiết để đảm bảo rằng các bước của quá trình di dời được diễn ra suôn sẻ, hai bên hợp tác ăn ý thực hiện theo kế hoạch và hoàn thành đúng thời hạn. Đại diện của hai công ty sẽ cùng:
- Giới thiệu văn phòng mới và cũ
- Xác định thời gian vận chuyển
- Thảo luận về sơ đồ mặt bằng của văn phòng mới
- Xác định các chức năng văn phòng cũ và mới và xem chúng có ảnh hưởng đến giao thông vận tải hay không.
- Có thang máy hai bên để di chuyển đồ đạc.
- Có đồ đạc phức tạp hoặc quá cân không?
- Có các mặt hàng nghệ thuật hoặc giá trị cao, chẳng hạn như đồ mỹ nghệ, tác phẩm điêu khắc và đồ cổ không?
Người trông coi cơ sở kinh doanh dịch vụ sẽ chụp ảnh và kiểm kê toàn bộ tài sản cần chuyển đi. Giám đốc điều hành sẽ làm việc với các nhân viên để xây dựng kế hoạch di dời văn phòng.
Bước 6: Thông báo chuyển văn phòng
Lên lịch họp thông báo với nhân viên
Trình bày lý do chuyển văn phòng theo hướng tích cực nhất Và giai đoạn này thích hợp nhất để các nhà điều hành doanh nghiệp có thể sửa đổi danh sách khi di chuyển dựa trên phản hồi của nhân viên.
Gửi thư thông báo cho các đối tác kinh doanh và khách hàng thân thiết
Email có thể chứa một số chi tiết sau:
- Một lý do ngắn gọn cho việc chủ động chuyển văn phòng.
- Địa chỉ và số điện thoại mới, ngày đóng cửa văn phòng hiện tại, ngày mở văn phòng mới.
- Thông báo cho đối tác hoặc khách hàng ngừng hoạt động để lên lịch làm việc.
- Sử dụng cơ hội này để tăng sự thân mật và cho họ thấy rằng doanh nghiệp của bạn thực sự đang chăm sóc khách hàng.
Thông báo cho người quản lý tài sản hiện tại
- Vui lòng thông báo bằng văn bản cho chủ sở hữu rằng bạn sẽ chuyển văn phòng đến địa điểm mới.
- Ngày và giờ chi tiết của lần sử dụng cuối cùng của trang web này. Kiểm tra hợp đồng thuê nhà hiện tại của bạn, đặc biệt là các yêu cầu và thỏa thuận khi bạn chuyển nhà.
Thông báo kênh truyền thông xã hội
Đặt biểu ngữ trên trang web của bạn hoặc viết một bài báo về việc chuyển văn phòng trên các kênh truyền thông xã hội của công ty bạn (ví dụ: Fanpage, Twitter, Instagram …), bao gồm ngày khai trương văn phòng mới, địa chỉ và thông tin mới, thông tin liên lạc. 
Lưu ý các vấn đề hệ thống kỹ thuật cho doanh nghiệp
Chỉ định nhân viên CNTT của công ty bạn hoặc thuê một nhóm CNTT có kỹ năng để thực hiện một số công việc liên quan đến hệ thống kỹ thuật khi di chuyển:
- Sao lưu tất cả dữ liệu và các tệp quan trọng trước khi di chuyển
- Thiết lập các giao thức để sao lưu dữ liệu nhạy cảm và bí mật
- Xem xét cơ sở hạ tầng CNTT văn phòng hiện tại
- Thiết kế lại hệ thống CNTT của văn phòng mới
- Cài đặt và lắp ráp máy móc, điện thoại
Trước khi chuyển văn phòng thì bạn cần phải có kế hoạch kỹ lưỡng để không xảy ra sai sót và thuận lợi cho công việc kinh doanh của bạn. Bài viết trên của Kiến Vàng đã tổng hợp đầy đủ thông tin về những việc cần làm khi chuyển văn phòng dành cho bạn. Hy vọng những thông tin chia sẻ ở trên sẽ giúp ích cho bạn khi chuyển văn phòng. Xin cảm ơn!
