Gia Khánh Việc vận chuyển hàng hóa cần giấy tờ gì để đảm bảo lưu thông thông suốt, an toàn và đúng pháp luật?
Việc vận chuyển hàng hóa, đặc biệt là trong thương mại, xuất nhập khẩu và các lĩnh vực đặc thù luôn đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng về mặt giấy tờ để đảm bảo tính hợp pháp, minh bạch và an toàn. Các loại giấy tờ này không chỉ giúp cơ quan chức năng kiểm soát, mà còn là bằng chứng xác thực cho giao dịch giữa người gửi, người nhận và đơn vị vận chuyển. Dưới đây là các loại giấy tờ cơ bản và quan trọng nhất mà bạn cần lưu ý.
1. Giấy tờ bắt buộc với mọi lô hàng
Giấy tờ bắt buộc là giấy tờ dành cho việc kiểm tra cơ sở khi lưu thông trên đường, bất kể loại hàng hóa hay phương thức vận chuyển nào, bạn cũng cần chuẩn bị những giấy tờ cơ bản sau:
- Hóa đơn giá trị gia tăng (VAT): Đây là chứng từ quan trọng nhất, dùng để chứng minh nguồn gốc hợp pháp của hàng hóa. Hóa đơn VAT thể hiện thông tin chi tiết về người bán, người mua, tên hàng, số lượng, đơn giá và tổng giá trị.
- Hợp đồng mua bán: nếu hàng hóa được vận chuyển dựa trên một giao dịch thương mại, hợp đồng mua bán sẽ là bằng chứng xác thực về quyền sở hữu và trách nhiệm của các bên liên quan.
- Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ: đối với trường hợp doanh nghiệp vận chuyển hàng hóa từ kho này sang kho khác mà không có giao dịch mua bán, phiếu xuất kho sẽ thay thế cho hóa đơn. phiếu này cần ghi rõ thông tin chi tiết về hàng hóa, địa điểm xuất kho và nhập kho.
> Vận chuyển hàng hóa có giá trị cao cần giấy tờ gì và lưu ý gì?
2. Giấy tờ tùy theo từng loại hàng hóa
Có rất nhiều các loại hàng hóa khác nhau, được quy định theo từng bộ luật, nghị định, quy định cụ thể. Vì vậy, tùy vào đặc điểm của hàng hóa, bạn có thể cần bổ sung thêm các loại giấy tờ chuyên biệt khác.
2.1. Hàng thực phẩm và nông sản
Thực phẩm và nông sản nếu lưu thông trên thị trường mà không có giấy tờ sẽ bị giam giữ, tiêu hủy và phạt tùy theo mức độ vi phạm. Để có thể vận chuyển thực phẩm, nông sản, bạn cần có các giấy tờ sau:
- Giấy chứng nhận an toàn thực phẩm: chứng nhận hàng hóa đủ điều kiện vệ sinh, an toàn để lưu thông trên thị trường.
- Giấy kiểm dịch thực vật/động vật: bắt buộc đối với các loại cây trồng, vật nuôi, sản phẩm từ cây trồng/vật nuôi để tránh lây lan dịch bệnh.
2.2. Hàng hóa có giá trị cao, hàng đặc biệt
Hàng hóa có giá trị cao, thường là các sản phẩm được sản xuất từ nguyên liệu đắt đỏ hoặc công nghệ chế tạo phức tạp như đồ điện tử, dược phẩm, các loại rượu quý, vàng bạc đá quý v.v… Trong khi hàng hóa có giá trị đặc biệt lại mang giá trị tinh thần nhiều hơn, như các món đồ mang giá trị văn hóa, lịch sử như tài liệu cổ, tranh quý, hiện vật lịch sử…. Những loại hàng hóa này được quy định rõ ràng về yêu cầu giấy phép khi vận chuyển, thiếu những giấy phép này, người / đơn vị vận chuyển có thể sẽ bị phạt rất nặng, thậm chí liên quan đến án hình sự hoặc an ninh quốc gia.
Các giấy tờ đối với hàng hóa có giá trị cao, giá trị đặc biệt cần có gồm:
- Giấy tờ chứng minh nguồn gốc (C/O – Certificate of Origin): chứng minh xuất xứ của hàng hóa, thường dùng trong xuất nhập khẩu.
- Giấy phép vận chuyển: đối với các mặt hàng đặc biệt như hóa chất, chất dễ cháy nổ, thuốc chữa bệnh, động vật quý hiếm… cần có giấy phép do cơ quan có thẩm quyền cấp.
2.3. Hàng hóa xuất khẩu/nhập khẩu
Giấy tờ dành cho hàng hóa xuất – nhập khẩu để có thể lưu thông, vận chuyển gồm:
- Tờ khai hải quan: chứng từ bắt buộc để thông quan hàng hóa tại cửa khẩu.
- Vận đơn (bill of lading – B/L): chứng từ vận tải do người vận chuyển cấp, xác nhận đã nhận hàng để vận chuyển và cam kết giao hàng cho người nhận.
- Packing list (phiếu đóng gói): liệt kê chi tiết số lượng, trọng lượng và cách đóng gói của từng kiện hàng.
2.4. Hàng hóa ký gửi theo phương thức vận tải
Hàng hóa ký gửi hiện chỉ tồn tại trong 2 phương thức vận chuyển là đường hàng không và đường sắt. GIấy tờ vận chuyển hàng hóa ký gửi cần là:
- Vận đơn hàng không (air waybill – AWB): đối với hàng hóa vận chuyển bằng máy bay.
- Vận đơn đường sắt (rail waybill): đối với hàng hóa vận chuyển bằng tàu hỏa.
>> Tham khảo ngay dịch vụ vận chuyển nội thất trọn gói của Kiến Vàng
3. Trách nhiệm của các bên liên quan
Khi vận chuyển hàng hóa, các bên có trách nhiệm sau đây:
- Người gửi hàng: có trách nhiệm chuẩn bị đầy đủ và chính xác các loại giấy tờ cần thiết trước khi giao hàng cho đơn vị vận chuyển.
- Đơn vị vận chuyển: có trách nhiệm kiểm tra tính hợp lệ của giấy tờ và đảm bảo lô hàng được vận chuyển an toàn, đúng quy định pháp luật.
- Người nhận hàng: có trách nhiệm kiểm tra hàng hóa và các giấy tờ liên quan khi nhận hàng.
Tóm lại, việc chuẩn bị đầy đủ các loại giấy tờ không chỉ giúp quá trình vận chuyển diễn ra suôn sẻ, mà còn bảo vệ quyền lợi hợp pháp của tất cả các bên. Nếu bạn có bất kỳ thắc mắc nào, hãy liên hệ trực tiếp với đơn vị vận chuyển để được tư vấn chi tiết hơn về các loại giấy tờ cần thiết cho lô hàng của mình.
