Gia Khánh Di dời văn phòng là một dự án lớn, mà khâu “đóng gói đồ đạc” chính là nút thắt cổ chai, quyết định tốc độ và sự an toàn của cả quá trình. Nếu đóng gói đồ khi chuyển văn phòng không khoa học, công ty có thể mất hàng tuần để ổn định lại hồ sơ, tài liệu, gây ảnh hưởng nghiêm trọng đến công việc kinh doanh.
Hãy thử tham khảo hướng dẫn dưới đây của Kiến Vàng để đảm bảo mọi thứ được đóng gói chuyên nghiệp, nhanh gọn và an toàn như cách đội ngũ chuyên gia của Kiến Vàng thực hiện.
Chuẩn bị vật tư đóng gói cần thiết
Để quá trình đóng gói diễn ra liên tục, bạn cần chuẩn bị đầy đủ các vật tư cơ bản sau:
- Thùng carton chuyên dụng: ưu tiên dùng loại thùng 5 lớp, đủ sức chứa các hồ sơ nặng hoặc thiết bị điện tử.
- Băng keo, kéo: băng keo nên dùng loại trong và loại màu (để phân biệt phòng ban).
- Xốp nổ (bubble wrap): vật liệu không thể thiếu để bọc máy tính, màn hình, đồ dễ vỡ.
- Bút dạ và nhãn dán màu: dùng để ghi chú, đánh dấu các thùng hàng.
- Túi zipper hoặc túi nhỏ: dùng để đựng ốc vít, dây cáp sau khi tháo lắp thiết bị.
Ngoài ra bạn cũng cần chuẩn bị một số vật dụng cần thiết nhưng dễ quên như:
- Giấy thông hành/giấy phép vận chuyển: Khác với nhà đất, chuyển văn phòng ở tòa nhà (Building) là phải xin giấy phép, đăng ký thang hàng, thậm chí đặt cọc tiền thi công/vận chuyển cho ban quản lý. Ngoài ra còn có những tòa nhà chỉ có thể chuyển vào cuối tuần hoặc giờ quy định cụ thể. Thực tế khi Kiến Vàng chuyển văn phòng tại những tòa nhà cao cấp như Thăng Long Number One 289 Khuất Duy Tiến hoặc dự án chuyển văn phòng BIDV về Golden Palm Lê Văn Lương, hoặc ngay tại các tòa chung cư như tại Đại đô thị Vinhomes Smartcity Tây Mỗ đều cần xin giấy phép và phải vận chuyển theo đúng khung giờ đã được cấp.
- Súng bắn keo, rao dọc giấy: Dùng để tháo các biển hiệu, logo bằng Mica của các công ty (nếu có) bên trong văn phòng.
- Thang, tuốc nơ vít: Dùng để tháo các thiết bị lắp trên cao như máy chiếu, màn chiếu trên trần nhà.
Những loại đồ đạc văn phòng cần chú ý khi vận chuyển
Hầu hết các vật dụng trên đều là vật dụng cơ bản để đóng gói đồ đạc mà Kiến Vàng luôn giới thiệu cho mỗi hạng mục vận chuyển. Đồ đạc của văn phòng thực chất không quá khác so với các căn hộ gia đình, chỉ khác chủ yếu ở số lượng. Tuy nhiên, có một số đồ vật đặc thù của văn phòng vẫn cần đến các kỹ năng và vật dụng chuyên nghiệp khác mà bạn cần chú ý.
- Hệ thống Server (Máy chủ) & Thiết bị mạng: Đây là “trái tim” của các công ty công nghệ. Khác với PC ở nhà, món này cực kỳ nhạy cảm, cần quy trình tắt nguồn chuẩn và chống sốc tuyệt đối. Kiến Vàng Group đã chuyển những hệ thống lớn lên tới hàng trăm máy chủ và thiết bị của các trung tâm lưu trữ dữ liệu lớn, bao gồm cả các cơ quan văn phòng chính phủ.
- Máy Photocopy công nghiệp: Vừa to, vừa nặng (cả tạ), lại chứa mực lỏng và hệ thống gương quét. Không khéo là mực đổ tung tóe hoặc vỡ gương bên trong.
- Hồ sơ, chứng từ (File càng cua): Số lượng thường tính bằng… xe tải. Quan trọng nhất khi vận chuyển là không được thất lạc và không được lộn xộn thứ tự. Có những dự án lớn mà Kiến Vàng tiến hành vận chuyển như vận chuyển kho lưu trữ tài liệu bệnh viện 108 lên tới 4-5 xe tải chất đầy tài liệu, vì vậy đội ngũ chúng tôi phải phân loại rất cụ thể và chi tiết từng nhóm tài liệu và đánh dấu rõ ràng để đảm bảo chính xác cho khách hàng.
- Vách ngăn bàn làm việc & Bàn họp lớn: Vách kính hoặc nỉ tháo ra rất dễ mất ốc/chốt. Bàn họp thì thường quá khổ, khó lọt thang máy. Có những trường hợp đặc biệt doanh nghiệp sử dụng bàn làm việc từ thân gỗ nguyên khối lên tới hơn 2 tấn, bắt buộc Kiến Vàng phải điều xe cẩu để móc và kéo bàn ra theo phía cửa của văn phòng, không thể di chuyển bằng sức người qua thang bộ hoặc thang máy.
- Két sắt siêu trọng: Két công ty thường to và nặng gấp 3-4 lần két gia đình, cần kỹ thuật và sức người (hoặc xe nâng) mới có thể đưa ra xe để vận chuyển được.
Quy trình đóng gói đồ khi chuyển văn phòng khoa học, chuyên nghiệp
1. Phân loại và thanh lý trước khi đóng gói đồ khi chuyển văn phòng
Trước khi đóng gói đồ khi chuyển văn phòng, hãy dành một ngày để phân loại. Đừng chuyển những thứ không còn dùng nữa sang văn phòng mới.
- Thanh lý: các giấy tờ, hồ sơ đã hết hạn lưu trữ hoặc các thiết bị cũ hỏng.
- Phân chia: tách rõ hồ sơ cá nhân và hồ sơ công ty. Yêu cầu nhân viên tự đóng gói đồ dùng cá nhân của họ.
2. Đóng gói hồ sơ, tài liệu
Hồ sơ là tài sản quan trọng nhất. Hãy thực hiện theo nguyên tắc sau:
- Không trộn lẫn: tài liệu của phòng ban nào (kế toán, nhân sự, kinh doanh) phải được giữ nguyên trong thùng riêng biệt.
- Sử dụng bìa còng/kẹp file: giữ hồ sơ cố định trước khi cho vào thùng.
- Không để thùng quá nặng: hồ sơ giấy rất nặng. Chỉ nên xếp đầy nửa thùng hoặc tối đa 2/3 thùng để dễ dàng nâng vác và tránh bung đáy.
Đặc biệt lưu ý, đồ cá nhân của nhân viên nên tự đóng gói để tránh bị lẫn vào trong các thùng dữ liệu khi chuyển văn phòng. Đội ngũ Kiến Vàng có thể hỗ trợ, nhưng không thể tự phân biệt đồ của từng cá nhân.
3. Đóng gói thiết bị điện tử và máy móc
Đây là nhóm hàng hóa dễ vỡ và có giá trị cao, cần được bảo vệ kỹ lưỡng.
- Tháo lắp có ghi chú: chụp ảnh lại dây cắm của các thiết bị phức tạp (như máy chủ, hệ thống tổng đài) trước khi tháo.
- Bọc lót: dùng xốp nổ bọc từng màn hình máy tính, bàn phím và máy in. Đặt vào thùng carton, nhét giấy báo hoặc xốp chèn kín các khoảng trống.
- Dán nhãn “dễ vỡ” và “trên – dưới”: sử dụng băng keo màu nổi bật để dán chữ “dễ vỡ” và mũi tên chỉ chiều đặt đứng của thùng.
>> Bạn cần chú ý gì khi vận chuyển kính văn phòng?
Nguyên tắc “vàng” khi dán nhãn và đánh số
Dán nhãn là bước giúp văn phòng mới khôi phục hoạt động nhanh gấp đôi.
- Dán nhãn ba mặt: dán nhãn ở mặt trên, mặt trước và mặt bên của thùng. Dù thùng bị xếp chồng lên nhau vẫn nhìn thấy được nội dung.
- Mã hóa màu sắc: dùng giấy dán màu khác nhau cho từng phòng ban (ví dụ: phòng kỹ thuật màu xanh lá, phòng kinh doanh màu đỏ). Điều này giúp nhân viên bốc xếp chuyển thùng hàng về đúng khu vực cần sắp đặt.
- Ghi chú chi tiết: trên nhãn ghi rõ: Tên phòng ban, tên người phụ trách (nếu là đồ cá nhân), và mã số thùng (ví dụ: KT/01/20).
Tiết kiệm thời gian với dịch vụ chuyển văn phòng trọn gói của Kiến Vàng
Sau khi bạn thấy việc đóng gói đồ khi chuyển văn phòng tốn nhiều công sức và tiềm ẩn rủi ro thế nào, đây chính là lúc cần đến sự hỗ trợ của chuyên gia.
Dịch vụ chuyển văn phòng trọn gói của Kiến Vàng sẽ giúp bạn:
- Tiết kiệm thời gian: đội ngũ chuyên viên Kiến Vàng sẽ đảm nhận toàn bộ khâu đóng gói, tháo lắp, sắp xếp chỉ trong thời gian ngắn nhất, đảm bảo không làm gián đoạn công việc của công ty.
- An toàn tuyệt đối: sử dụng vật tư chuyên dụng đạt chuẩn, cam kết đền bù 100% giá trị tài sản nếu xảy ra mất mát hoặc hư hỏng do lỗi của Kiến Vàng.
- Chuyển giao “chìa khóa trao tay”: chúng tôi đóng gói, vận chuyển và sắp xếp đồ đạc vào đúng vị trí theo sơ đồ, giúp văn phòng của bạn hoạt động trở lại ngay lập tức.
- Chuyên nghiệp từ A đến Z: từ khảo sát, lên phương án, đóng gói cho đến lắp đặt, Kiến Vàng đảm bảo quy trình diễn ra khoa học, đúng với các nguyên tắc bảo mật và sắp xếp hồ sơ.
Nếu bạn muốn văn phòng mới hoạt động trở lại ngay lập tức, hãy nhấc máy gọi Kiến Vàng ngay hôm nay để nhận được tư vấn chi tiết nhất!
