Khi có mong muốn chuyển văn phòng mới, thì trước đó tối thiểu 2 tháng bạn nên có kế hoạch tìm văn phòng mới.
Khi đã có văn phòng mới, chúng ta cùng chuẩn bị những công việc tiếp theo để quá trình chuyển văn phòng thật suôn sẻ nhé !
1 tháng trước khi chuyển
1. Thanh lý hợp đồng thuê văn phòng cũ
Trước khi chuyển đi, chúng ta nên thanh lý hợp đồng thuê văn phòng để tránh phát sinh không cần thiết. Sau khi thanh lý hợp đồng thuê nhà, chúng ta chỉ đợi ngày để chuyển đi thôi.
2. Lựa chọn ngày tốt để chuyển văn phòng
"Có thờ có thiêng, có kiêng có lành", việc lựa chọn ngày tốt đóng vai trò quan trọng trong việc chuyển văn phòng. Có một khởi đầu tốt sẽ khiến tâm trạng hay hiệu quả công việc tốt lên rất nhiều.
Lưu ý:
Xem ngày tốt dựa trên tuổi của lãnh đạo công ty
Khi lựa chọn ngày, bạn nên cân nhắc khoảng thời gian ít ảnh hưởng đến hoạt động của công ty.
Thời gian lý tưởng cho việc chuyển văn phòng nên là cuối tuần, ngày nghỉ lễ hoặc vào các giai đoạn có ít giao dịch (ví dụ như trước hoặc sau Tết nguyên đán,).
Xem thêm: Xem ngày tốt
3. Tìm công ty vận chuyển
Liên hệ ngay với Kiến Vàng Group để đặt lịch chuyển văn phòng và nhận khảo sát và báo giá miễn phí.
Nếu bạn cần hỗ trợ đóng gói đồ đạc nhé, Kiến Vàng Group® chuẩn bị thùng carton và các vật dụng đóng gói cho bạn.
Đừng quên báo nếu bạn cần thi công tái tạo mặt bằng về nguyên trạng để bàn giao lại chủ nhà.
4. Dọn dẹp các đồ đạc không còn sử dụng
Tranh thủ dọn dẹp đồ đạc không dùng đến, thanh lý hoặc làm từ thiện cũng là một ý tưởng tuyệt vời!
5. Thủ tục chuyển công ty
Một số thủ tục cần thiết khi chuyển văn phòng công ty như nộp hồ sơ phòng đăng ký kinh doanh, khai báo thuế, đăng ký lại thông tin với cơ quan thuế.
Xem thêm: Các thủ tục hành chính cần chuẩn bị khi chuyển văn phòng?
6. Thông báo về văn phòng mới với nhân sự công ty
Mỗi phòng, ban nên có một người chịu trách nhiệm tổng quan, chỉ đạo sắp xếp và quản lý các nhân viên, đảm bảo tính kỷ luật, logic trong mọi khâu chuyển văn phòng.
Vẽ sơ đồ bố trí văn phòng mới để mọi người dễ hình dung vị trí làm việc.
7. Thông báo về văn phòng mới với khách hàng, đối tác
Trong quá trình làm việc, giao dịch với khách hàng, cần thông báo về việc chuẩn bị chuyển văn phòng công ty và cung cấp thông tin để khách hàng không bị bất ngờ.
Xem thêm: Tổng hợp các mẫu thông báo chuyển văn phòng
8. Nâng cấp văn phòng mới
Nếu có thể, hãy lên kế hoạch nâng cấp phần mềm, công nghệ cho văn phòng mới.
1-2 tuần trước khi chuyển
9. Thay đổi địa chỉ công ty
Bạn nên tiến hành thay đổi các địa chỉ lần lượt trên các công văn, hợp đồng, card visit, website hay bất cứ thông tin nào liên quan tới địa chỉ của công ty
Thông báo sự thay đổi địa chỉ văn phòng công khai đến khách hàng thông qua email, website, điện thoại, các kênh xã hội như Facebook, Zalo, Instagram.
10. Chủ động đóng gói các hồ sơ quan trọng
Phân công nhân viên đóng gói các loại hồ sơ quan trọng, tự đóng gói đồ đạc cá nhân và đồ công ty gọn gàng.
11. Xin phép sử dụng thang máy
1 tuần trước ngày chuyển dọn, cần liên hệ xin phép tòa nhà của cả nơi đi và nơi đến để được sử dụng thang máy, ra vào tầng hầm, tạo nên sự thuận tiện cho sự di chuyển.
12. Hủy các dịch vụ không cần thiết
Thanh lý các hợp đồng internet, dịch vụ điện, nước, wifi.
Ngày trước khi chuyển
13. Dọn dẹp dần dần
Nhắc nhở mọi người dọn dẹp khu vực làm việc của mình.
Rút phích cắm các thiết bị điện tử.
14. Sắp xếp nhân sự giám sát vận chuyển
Cần 4 vị trí thiết yếu
- 1 người giám sát tổng thể: chịu trách nhiệm làm việc trực tiếp với đơn vị vận chuyển và giải quyết những vấn đề phát sinh. Sau đó báo cáo cho ban lãnh đạo của công ty kịp thời.
- 2 người giám sát ở 2 bên văn phòng cũ và văn phòng mới.
- 1 người áp tải: sẽ đi theo xe vận chuyển nhằm đảm bảo mọi việc diễn ra đúng kế hoạch và không có sự mất mát đồ đạc xảy ra.
Hạn chế sự tham gia của nhân viên không liên quan để đảm bảo tiến độ công việc.
Trong ngày vận chuyển
15. Dọn dẹp lần lượt từng phòng
Tiến hành chuyển dọn tuần tự từng phòng ban, từ phòng này sang phòng khác. Làm tuần tự như vậy sẽ không bị lẫn lộn đồ đạc và mọi thứ cũng ngăn nắp hơn.
Trong trường hợp xảy ra sự cố, điều cần làm là báo ngay cho người quản lý. Nếu có hư hỏng hoặc mất mát, phải có biên bản xác nhận làm căn cứ giải quyết giữa hai bên.
Có trách nhiệm phân công nhân viên dọn dẹp, sắp xếp lại văn phòng cũ sau đi chuyển đi và trả lại hiện trạng tốt nhất cho đơn vị chủ quản.
Chúc bạn chuyển văn phòng thành công!
Nếu cần hỗ trợ thêm, đừng ngần ngại liên hệ với chúng tôi bất cứ lúc nào nhé!
