1. Chuyển văn phòng trọn gói là gì?
Dịch vụ chuyển văn phòng trọn gói là dịch vụ mà công ty cung cấp sẽ thực hiện toàn bộ các công việc liên quan đến việc di dời văn phòng của bạn từ địa điểm cũ sang địa điểm mới. Bao gồm các công việc chính sau:
Xem thêm: Cần làm gì để công việc không bị gián đoạn khi chuyển văn phòng?
Lên kế hoạch và khảo sát
Công ty sẽ cử nhân viên đến khảo sát văn phòng của bạn để nắm bắt hiện trạng, số lượng đồ đạc, vị trí địa lý hai địa điểm... Từ đó, lập kế hoạch chi tiết cho việc chuyển văn phòng, bao gồm thời gian, phương tiện, nhân lực cần thiết...
Tháo dỡ, đóng gói đồ đạc
Nhân viên của công ty sẽ tháo dỡ cẩn thận các trang thiết bị văn phòng như bàn ghế, tủ kệ, máy tính... Sau đó, đóng gói cẩn thận bằng các vật liệu chuyên dụng để đảm bảo an toàn cho đồ đạc trong quá trình vận chuyển.
Vận chuyển đồ đạc
Công ty sẽ sử dụng xe tải chuyên dụng để vận chuyển đồ đạc từ văn phòng cũ sang văn phòng mới. Đảm bảo an toàn cho đồ đạc trong quá trình vận chuyển.
Nhân viên đang đóng gói đồ đạc
Lắp đặt đồ đạc
Khi đến văn phòng mới, nhân viên của công ty sẽ tiến hành lắp đặt lại các trang thiết bị văn phòng theo đúng vị trí như ban đầu.
Dọn dẹp vệ sinh
Sau khi lắp đặt xong đồ đạc, công ty sẽ dọn dẹp vệ sinh sạch sẽ văn phòng mới.
Ngoài ra, công ty dịch vụ chuyển văn phòng trọn gói còn cung cấp thêm các dịch vụ khác như:
- Cung cấp thùng carton, xốp bọt, băng keo... để đóng gói đồ đạc.
- Lưu trữ tài liệu, hồ sơ.
- Tháo lắp các thiết bị điện, nước, mạng...
- Vệ sinh công nghiệp văn phòng.
Xem thêm: Cách tính chi phí chuyển văn phòng
2. Chuyển văn phòng trọn gói khác chuyển văn phòng truyền thống như thế nào ?
Chuyển văn phòng trọn gói và chuyển văn phòng truyền thống khác nhau ở nhiều điểm, từ quy trình thực hiện đến chi phí và sự tiện lợi:
Chuyển văn phòng truyền thống
- Tự thực hiện: Doanh nghiệp tự lo liệu toàn bộ quá trình, từ tháo dỡ, đóng gói, vận chuyển đến lắp đặt lại tại văn phòng mới.
- Tốn thời gian và công sức: Nhân viên phải dành thời gian và công sức cho việc chuyển văn phòng, ảnh hưởng đến công việc chính.
- Chi phí phát sinh: Doanh nghiệp phải tự thuê xe vận chuyển, mua vật liệu đóng gói, và có thể phát sinh thêm chi phí nếu xảy ra hư hỏng, mất mát đồ đạc.
Chuyển văn phòng trọn gói
- Dịch vụ chuyên nghiệp: Công ty chuyển văn phòng sẽ đảm nhận toàn bộ quá trình, từ khảo sát, lên kế hoạch, tháo dỡ, đóng gói, vận chuyển, lắp đặt đến vệ sinh văn phòng mới.
- Tiết kiệm thời gian và công sức: Nhân viên không phải tham gia vào quá trình chuyển văn phòng, tập trung vào công việc chính.
- An toàn và bảo đảm: Đồ đạc được đóng gói cẩn thận, vận chuyển bằng xe chuyên dụng và có bảo hiểm hàng hóa.
- Chi phí trọn gói: Doanh nghiệp chỉ cần thanh toán một lần theo hợp đồng, không lo phát sinh chi phí.
Nên chọn dịch vụ nào?
Tùy thuộc vào quy mô, ngân sách và nhu cầu của doanh nghiệp mà bạn có thể lựa chọn dịch vụ phù hợp. Nếu doanh nghiệp có quy mô nhỏ, ít đồ đạc và muốn tiết kiệm chi phí, chuyển văn phòng truyền thống có thể là lựa chọn phù hợp.
Tuy nhiên, nếu doanh nghiệp có quy mô lớn, nhiều đồ đạc và muốn tiết kiệm thời gian, công sức, đảm bảo an toàn cho tài sản thì chuyển văn phòng trọn gói là giải pháp tối ưu hơn.
3. Ưu điểm của dịch vụ chuyển văn phòng trọn gói
Tiện ích và thiết thực với cuộc sống
Dịch vụ được hình thành để phục vụ nhu cầu cuộc sống của khách hàng. Nếu bạn là ông chủ của một công ty, khi có nhu cầu chuyển văn phòng đến một địa điểm mới, chỉ cần nhấc điện thoại và sau 15 phút thì đơn vị cung cấp dịch vụ sẽ có mặt ngay.
Điều này sẽ giúp cho công ty tiết kiệm được rất nhiều thời gian, công sức. Đây được coi là ưu điểm lớn nhất của loại dịch vụ này.
Xem thêm: Làm gì để nhân viên cảm thấy thoái mái khi chuyển văn phòng?
Tiết kiệm
Dịch vụ chuyển văn phòng sẽ giúp bạn được thời gian và công sức rất nhiều. Thay vì điều động toàn bộ nhân viên, mỗi người một việc sẽ làm công việc bị trì trệ, ứ đọng thì bây giờ, các đơn vị vận chuyển sẽ có các nhân viên làm tất cả các quy trình từ A-Z cho bạn.
Nhanh gọn, an toàn và đơn giản
Các nhân viên có chuyên môn sẽ đảm bảo quá trình vận chuyển được khoa học nhất, các đồ đạc sẽ đảm bảo được an toàn nhất.
Hơn nữa, ở các đơn vị vận chuyển có chính sách bồi thường hoàn tiền nếu đồ dùng bị hỏng hay đổ vỡ.
Vì thế, bạn hãy hoàn toàn an tâm khi sử dụng dịch vụ nhé.
Bảo Vệ Tài Sản
Dịch vụ chuyển văn phòng thường đi kèm với bảo hiểm, đảm bảo rằng mọi tài sản của doanh nghiệp sẽ được bảo vệ. Nếu xảy ra sự cố nào đó trong quá trình vận chuyển, doanh nghiệp có thể nhận được bồi thường.
Chuyển Phòng Một Cách An Toàn
Những công ty chuyển văn phòng chuyên nghiệp sử dụng các phương tiện và thiết bị hiện đại để đảm bảo an toàn cho tất cả các vật dụng, từ những mảnh vỡ nhỏ đến những thiết bị công nghệ quan trọng.
4. Nhược điểm của dịch vụ chuyển văn phòng trọn gói
Bên cạnh những ưu điểm trên thì dịch vụ chuyển văn phòng cũng có những nhược điểm nhất định. Cụ thể là:
Khó tìm đơn vị uy tín
Hiện nay, các đơn vị vận chuyển được thành lập rất nhiều, nên rất khó cho khách hàng trong việc lựa chọn.
Xem thêm: 10 tiêu chí chọn công ty chuyển văn phòng chuyên nghiệp
Giá cả
Giá thành của các dịch vụ trọn gói khá cao so với việc tự sắp xếp và tự vận chuyển. Tuy nhiên, an toàn hàng hóa và chất lượng được đặt lên hàng đầu thì giá cả không phải là vấn đề quan trọng nhất.
Nguy cơ Mất Mát Thông Tin Quan Trọng
Trong quá trình chuyển văn phòng, có khả năng mất mát thông tin quan trọng nếu không có biện pháp an ninh nghiêm túc. Điều này đặt ra một thách thức lớn đối với các doanh nghiệp quan tâm đến bảo mật dữ liệu.
Xem thêm: Kiến Vàng tháo lắp và vận chuyển phòng Server đảm bảo hạ tầng thông tin
Phụ Thuộc vào Nhà Cung Cấp
Khi sử dụng dịch vụ chuyển văn phòng, doanh nghiệp phải hoàn toàn phụ thuộc vào nhà cung cấp. Nếu nhà cung cấp không chuyên nghiệp hoặc gặp vấn đề trong quá trình vận chuyển, doanh nghiệp có thể phải đối mặt với những vấn đề lớn.
4. Lập kế hoạch chuyển văn phòng nhanh gọn
Việc lập kế hoạch chuyển văn phòng tỉ mỉ mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp. Giúp cho doanh nghiệp:
- Tiết kiệm nhiều thời gian và chi phí, tránh những sai sót không đáng có.
- Hạn chế gián đoạn công việc bằng việc lựa chọn thời điểm phù hợp,thông báo cho khách hàng và đối tác
- Đảm bảo an toàn cho tài sản bằng việc lựa chọn công ty uy tín và giám sát chặt chẽ
- Giảm stress, gắn kết và nâng cao tinh thần làm việc của nhân viên
Xem thêm: Cách lập kế hoạch chuyển văn phòng
5. Hợp đồng chuyển văn phòng
Khi ký hợp đồng chuyển văn phòng trọn gói, bạn cần lưu ý một số điều sau đây để đảm bảo quyền lợi của mình:
Các điều khoản chung
- Tên và địa chỉ của hai bên: Cần ghi rõ tên và địa chỉ của bên cung cấp dịch vụ và bên thuê dịch vụ.
- Mục đích và phạm vi hợp đồng: Cần ghi rõ mục đích của hợp đồng là chuyển văn phòng trọn gói và phạm vi công việc của bên cung cấp dịch vụ.
- Giá trị hợp đồng: Cần ghi rõ giá trị hợp đồng, bao gồm các khoản chi phí như chi phí vận chuyển, chi phí dịch vụ đi kèm, chi phí khác,...
- Hình thức thanh toán: Cần ghi rõ hình thức thanh toán, bao gồm thời gian thanh toán, phương thức thanh toán,...
- Thời hạn hợp đồng: Cần ghi rõ thời hạn hợp đồng, bao gồm ngày bắt đầu và ngày kết thúc hợp đồng.
- Trách nhiệm của hai bên: Cần ghi rõ trách nhiệm của bên cung cấp dịch vụ và bên thuê dịch vụ.
- Điều khoản giải quyết tranh chấp: Cần ghi rõ cách thức giải quyết tranh chấp khi xảy ra mâu thuẫn giữa hai bên.
- Chữ ký và đóng dấu của hai bên: Cần có chữ ký và đóng dấu của đại diện hợp pháp của hai bên.
Các điều khoản cụ thể liên quan đến dịch vụ chuyển văn phòng trọn gói:
- Danh sách đồ đạc cần vận chuyển: Cần lập danh sách chi tiết các đồ đạc cần vận chuyển, bao gồm tên gọi, số lượng, tình trạng của đồ đạc.
- Địa điểm nhận và giao đồ đạc: Cần ghi rõ địa điểm nhận đồ đạc của bên cung cấp dịch vụ và địa điểm giao đồ đạc cho bên thuê dịch vụ.
- Thời gian vận chuyển: Cần ghi rõ thời gian vận chuyển đồ đạc từ địa điểm nhận đến địa điểm giao.
- Phương tiện vận chuyển: Cần ghi rõ phương tiện vận chuyển sẽ được sử dụng để vận chuyển đồ đạc.
- Bảo hiểm đồ đạc: Cần ghi rõ điều khoản về bảo hiểm đồ đạc trong quá trình vận chuyển.
- Bồi thường thiệt hại: Cần ghi rõ cách thức bồi thường thiệt hại nếu đồ đạc bị hư hỏng hoặc mất mát trong quá trình vận chuyển.
- Điều khoản hủy hợp đồng: Cần ghi rõ điều khoản hủy hợp đồng và các khoản phí liên quan.
Xem chi tiết: Hợp đồng chuyển văn phòng
